Wie findet man die perfekten Freiwilligen?

Suchst du als Organisation nach dem perfekten Freiwilligen für dein Projekt via The Good Ones? Keine Sorge, wir helfen dir dabei, die ideale Person zu finden.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du den Prozess von Schritt 1: Die Projekterstellung bis Schritt 4: Das Kennenlerngespräch reibungslos gestalten kannst.

Lege jetzt dein neues Projekt an →

Schritt 1: Erstelle ein klares und präzises Projekt

Bevor du ein Freiwilligenprojekt veröffentlichst, solltest du genau wissen, was du suchst. Es ist wichtig, detailliert zu beschreiben, was ein Freiwilliger tun wird, wie lange es dauert und welches Endergebnis du erwartest. Optimalerweise sollte der Zeitaufwand 16 Stunden nicht überschreiten.

Beantworte dir folgende Fragen:

1. Welches Problem möchtest du mit der Hilfe eines Freiwilligen lösen?

Geht es um ein Marketingproblem oder suchst du kreative Ideen? Überlege genau, welches Problem du lösen möchtest und welche Unterstützung du dafür brauchst. Teile größere Herausforderungen in mehrere Projekte auf – ein UX-Designer kann deine Website nicht gleichzeitig programmieren.

2. Welche Fähigkeiten sind erforderlich?

Achte auf spezifische Kompetenzen wie Grafikdesign, Texterstellung, Strategie oder Marketing. Deine Anfrage sollte so präzise wie möglich sein, damit die Freiwilligen genau wissen, was erwartet wird.

3. Was erwartest du von dem oder der Freiwilligen?

Soll die Fachkraft nur beraten, aktiv mitarbeiten oder ein komplettes Ergebnis liefern? Beispiele könnten eine Beratung, ein Workshop oder eine festgelegte Anzahl von Social-Media-Beiträgen sein.

4. Was ist das gewünschte Endergebnis?

Denke darüber nach, was du konkret benötigst, wie etwa eine neue Website, ein Logo oder ein Marketingplan. Je spezifischer deine Anfrage ist, desto eher wirst du passende Freiwillige finden.

5. Wie viel Zeit ist verfügbar?

Wie lange darf das Projekt dauern, und bis wann möchtest du es abgeschlossen haben? Meistens hat ein Freiwilliger maximal drei Wochen für ein Projekt. Ein Projekt mit einem Umfang von 4 bis 12 Stunden ist optimal, um zügig voranzukommen.

6. Was sind die wichtigsten Meilensteine?

Kommuniziere feste Deadlines und wichtige Zwischenziele im Projekt, damit nur die Freiwilligen reagieren, die diese Fristen einhalten können.

7. Was ist das Ziel des Projekts?

Möchtest du mehr Anmeldungen, Spenden oder Markenbekanntheit? Wenn du ein klares Ziel vorgibst, wird die Fachkraft bessere Ergebnisse liefern.

8. Wie passt das Projekt in deine langfristigen Organisationsziele?

Zeige auf, wie dieses Projekt zu deiner Mission beiträgt. Eine klare Darstellung deiner Mission erhöht das Engagement und das Verständnis für dein Projekt.

Je detaillierter du dein Projekt beschreibst, desto einfacher wirst du den passenden Freiwilligen finden. 

Schritt 2: Definiere, wen du suchst

Super, dass sich Fachleute engagieren möchten! Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollte der oder die Freiwillige motiviert sein und die richtigen Fähigkeiten mitbringen. Beschreibe deshalb genau, welche Kompetenzen und Erfahrungen für dein Projekt erforderlich sind.

Achte auf folgende Punkte:

• Welche speziellen Fähigkeiten sollten die Freiwilligen mitbringen?

• Wann sollen sie mit dem Projekt beginnen?

• Müssen sie vor Ort arbeiten oder ist es remote möglich?

Wenn du ein gut strukturiertes Projekt hast, ist es möglich, auch weniger erfahrene Freiwillige einzubinden, solange sie motiviert sind.

Schritt 3: Auf Bewerbungen reagieren

Super! Du hast einige Bewerbungen erhalten. Nun geht es darum zu prüfen, ob die Profile der Bewerber:innen zu deinem Projekt passen. Haben sie die richtigen Fähigkeiten und sind sie zeitnah verfügbar? Wenn ja, solltest du schnell ein Kennenlerngespräch planen.

Es ist wichtig, dass du schnell reagierst, am besten innerhalb eines Tages, und ein Vorstellungsgespräch vereinbarst.

Oft haben Freiwillige einen vollen Terminkalender, und das Projekt ist etwas, was nebenbei gemacht wird. Durch eine schnelle Antwort zeigst du, dass du ihren Enthusiasmus zu schätzen weißt. So vermeidest du, dass ihre Motivation nachlässt oder dass sie ein Freiwilligenprojekt bei einer anderen Organisation annehmen.

Sei immer positiv, freundlich und dankbar, wenn du auf eine Bewerbung antwortest. Schließlich wollen die Freiwilligen ihre kostbare Zeit für Ihr Projekt opfern, um deiner Organisation zu helfen. Dadurch erhält der Freiwillige einen ersten positiven Eindruck von deiner Organisation. Das zeigt auch, dass du ihre Bemühungen schätzt und erhöht die Motivation der Freiwilligen.

Hier ist eine Checkliste:

Prüfe den Lebenslauf und die Motivation der Freiwilligen

Sieh dir das LinkedIn-Profil und (falls vorhanden) das Portfolio an

Antworte innerhalb von 2 Tagen freundlich und lade zu einem Gespräch ein

Mögliche Szenarien nach einer Bewerbung:

1. Direkte Übereinstimmung: Du bist sicher, dass es passt und kannst direkt loslegen.

2. Erst ein Kennenlerngespräch: Du möchtest den Bewerber besser kennenlernen.

3. Kein passendes Profil: Du sendest eine höfliche Absage.

Wie sieht eine Beispielnachricht als Antwort auf eine Bewerbung aus?

Du: Hi [Name], Super, dass du dich für unser Projekt angemeldet hast! Ich freue mich darauf, gemeinsam mit dir zu arbeiten. Lass uns ein Kennenlerngespräch planen, um alles genau zu besprechen und uns besser kennenzulernen. Welche Termine wären diese Woche für dich passend?

Für den Fall, dass wir schnell etwas klären müssen, teile ich schon einmal meine Telefonnummer und E-Mail-Adresse: [deine Telefonnummer] und [E-Mail]. Wie lautet deine Nummer, damit wir uns unkompliziert abstimmen können?

Optional: Falls etwas unklar ist, frag einfach nach. Das spart uns ein unnötiges Gespräch. 😉

Freiwillige:r: Danke dir, [Name]! Mittwochmorgen um 10 Uhr würde es für mich passen. Meine Telefonnummer lautet [Telefonnummer] / Du kannst mir eine Video-Meeting-Einladung an [E-Mail Adresse] schicken.

Du: Mittwochmorgen um 10 Uhr ist notiert! Ich sende dir gleich eine Kalendereinladung. Gut, dass ich deine Nummer habe – so können wir uns bei Bedarf schnell abstimmen. Falls vor unserem Gespräch noch etwas unklar ist, lass es mich wissen. Ich freue mich darauf, mit dir zusammenzuarbeiten!

Schritt 4: Kennenlerngespräch

Wenn du denkst, dass ein:e Kandidat:in geeignet ist, plane so schnell wie möglich ein Gespräch. Bespreche im Gespräch, was du erwartest, und frage auch nach den Erwartungen des oder der Freiwilligen. Klärt, ob ihr auf einer Wellenlänge seid und ob der oder die Freiwillige in dein Team passt.

Hier folgt eine Liste von Fragen, die du im Bewerbungsgespräch beantworten solltest:

1. Wer bist du? Stell dich doch kurz vor!

2. Weswegen hast du den Auftrag ausgeschrieben?

3. Was möchtest du geliefert bekommen?

4. Wer ist für was verantwortlich?

5. Wann wird das Projekt abgeschlossen und damit ein Erfolg sein?

6. Wie viele Feedback-Runden gibt es?

7. Bis wann soll z.B. das erste Ergebnis geliefert werden oder der erste Workshop stattfinden?

8. Wie soll miteinander kommuniziert werden, über welche Kanäle?

9. Wann wird das Projekt enden?

Behalte auch deine Agenda im Kopf, damit du sofort Folgetermine und Fristen planen kannst. Ergreife auf diese Weise sofort konkrete Maßnahmen. Viele Fachleute ziehen es vor, schnell loszulegen. Die besten Erfolgsaussichten hat man, wenn man auch selbst gut vorbereitet ist.

Beispielgespräch, wenn die Chemie nicht stimmt

Es kann ein wenig unangenehm sein – oder auch ganz offensichtlich... Aber wenn es während eines Gesprächs keine Chemie zwischen dir und dem oder der Freiwilligen gibt, ist es besser, ehrlich zu sein. Bedanke dich freundlich bei ihr oder ihm für das Interesse und die investierte Zeit und erkläre, warum du das Gefühl hast, dass die Chemie nicht stimmt.

Du könntest zum Beispiel sagen: „Wir stellen fest, dass deine Kenntnisse eher in den Bereichen X und Y liegen, während wir nach jemandem suchen, der sich auf A spezialisiert hat. Vielleicht können wir dich in Zukunft für andere Projekte kontaktieren? Schau doch gerne auf der Website von The Good Ones nach weiteren tollen Projekten, die besser zu deinen Fähigkeiten passen.“

In den meisten Fällen passt die Chemie jedoch, und ihr könnt gut zusammenarbeiten. Triff dann klare Absprachen und gib die Match-Bestätigung direkt auf unserer Plattform ein.

Du hast ein Match! Und was passiert jetzt?

Du hast den oder die passende:n Freiwillige:n gefunden, aber wie sorgst du dafür, dass die Zusammenarbeit reibungslos verläuft? Wie stellst du sicher, dass ihr in Kontakt bleibt und die Erwartungen auf beiden Seiten erfüllt werden? Das erfährst du im nächsten Blog!

In der Zwischenzeit verweise ich dich gerne auf die Vorlagen auf unserer Website. Diese helfen dir, eine perfekte Beschreibung für dein Freiwilligenprojekt zu erstellen. Hast du noch keine Projekte online gestellt oder möchtest du weitere hinzufügen? Dann mach das schnell über das Menü.

Durch klare Kommunikation und eine präzise Projektbeschreibung kannst du den perfekten Freiwilligen für dein Projekt finden. Halte dich an die beschriebenen Schritte, um den Prozess reibungslos zu gestalten.

Erstelle jetzt dein Projekt und finde die ideale Unterstützung →