Tipps für die Freiwilligenarbeit:

Du startest ein Projekt und damit dein erstes skill-based Ehrenamt bei The Good Ones. Nach dem Match steht das erste Meeting an, das sogenannte Kick-off. Ein entscheidender Moment, denn ein guter Anfang ist die halbe Miete. Besonders wichtig: Klare Erwartungen auf beiden Seiten. Wie lange dauert das Projekt? Wann ist es erfolgreich abgeschlossen? Und wann gilt es als fertig?

In diesem Beitrag geben wir dir praktische Tipps für das erste Gespräch, damit du alle Vereinbarungen übersichtlich festhalten kannst.

Plane frühzeitig ein erstes Kennenlernen

Organisiere das Kennenlernen mit der gemeinnützigen Organisation so bald wie möglich. In diesem Gespräch klärt ihr die Grundlagen und stellt sicher, dass ihr alle auf demselben Stand seid. Ohne klare Absprachen kannst du noch nicht effektiv ins Projekt starten.

Checkliste: Diese Punkte sollten im ersten Meeting besprochen werden

• Vorstellungsrunde – Wer arbeitet hier zusammen?

• Kontext – Warum wird das Projekt gestartet?

• Deliverables – Was soll konkret entstehen?

• Verantwortlichkeiten – Wer übernimmt welche Aufgaben?

• Feedback – Wie wird damit umgegangen?

• Zeitplan – Wann wird was geliefert?

• Kommunikation – Wie wird kommuniziert?

1. Agenda für euer erstes Meeting

Nutze die folgende Struktur für euer Kick-off. Du kannst die Liste gerne übernehmen und Punkt für Punkt durchgehen:

• Vorstellungsrunde – Wer arbeitet hier zusammen?

• Kontext – Warum wird das Projekt gestartet?

• Deliverables – Was soll konkret entstehen?

• Verantwortlichkeiten – Wer übernimmt welche Aufgaben?

• Feedback – Wie wird damit umgegangen?

• Zeitplan – Wann wird was geliefert?

• Kommunikation – Wie wird kommuniziert?
  
  

2. Die Vorstellungsrunde mit der Organisation

Selbstverständlich, aber wichtig: Eine kurze Vorstellungsrunde gehört dazu. Wer ist wer? Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Organisation zu erfahren. Einige nützliche Punkte für deine Vorstellung:

• Deine berufliche Laufbahn (Funktionen, Ausbildung, Interessen)

• Deine aktuelle Rolle und Fachgebiete

• Deine Motivation für ehrenamtliches Engagement

• Persönliche Vorlieben wie Hund oder Katze – lockert das Gespräch auf
  
  

Stell auch Fragen zur Organisation. Die Geschichte dahinter ist oft inspirierend und gibt dir ein besseres Verständnis für das Projekt.

3. Warum dieses Ehrenamtsprojekt?

Besprich gemeinsam, warum das Projekt gestartet wird und was als Erfolg gilt. Ziel ist es, ein klares Bild von der Herausforderung oder Chance zu bekommen, um deine Fähigkeiten gezielt einsetzen zu können.

Tipp für das Gespräch:
Stelle die Frage: „Kannst du mir in deinen Worten noch einmal erklären, warum wir dieses Projekt starten? Was ist das Ziel oder wo liegt aktuell das Problem?“ Auch: „Wann wäre das Projekt für euch ein Erfolg?“

4. Erwartungen an skill-basiertes Ehrenamt 

Beide Seiten sollten dieselben Erwartungen haben. Was wirst du liefern – und was nicht? Wo bringt dein Beitrag der Organisation echten Mehrwert?

Klärt auch das gewünschte Format der Deliverables. Manche Organisationen benötigen druckfertige Dateien, andere wünschen sich konkrete Handlungsempfehlungen in einem bestimmten Fachbereich. Mach auch deutlich, wo dein Beitrag endet (z. B. drei Illustrationen ja, ein vollständiges Redesign nein).
So vermeidet ihr spätere Enttäuschungen auf beiden Seiten.

Tipp: Schau dir vor dem Gespräch die Projektseite in deinem Profil oder der Matching-Mail an. Dort sind alle Deliverables detailliert beschrieben.

5. Aufgaben und Zuständigkeiten festlegen

Nun ist klar, warum das Projekt startet und was erreicht werden soll. Jetzt sollte besprochen werden, wer welche Verantwortung übernimmt. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und alle wissen, woran sie sind.

Beispielhafte Aufgabenverteilung:

Freiwillige Person (du):
– Recherche zu Thema Y
– Präsentation für das Team vorbereiten
– Deliverable X fertigstellen

Organisation:
– Texte und Bilder bereitstellen
– Feedback zur Präsentation geben
– Teammitglieder zur Workshop-Session einladen

6. Umgang mit Feedback

Feedback ist ein zentraler Bestandteil jedes Projekts. Besonders in der Zusammenarbeit mit gemeinnützigen Organisationen ist es wichtig, den Umgang damit vorab zu klären. Manche Organisationen zögern, Feedback zu geben, da du freiwillig unterstützt. Umso wichtiger ist es, offen zu erklären, wie du Feedback erhältst und verarbeitest.

So verbessert ihr gemeinsam die Ergebnisse – und am Ende steht ein Resultat, das alle überzeugt.

7. Planung: Termine und Meilensteine definieren

Erstellt gemeinsam einen konkreten Zeitplan. Wann finden Check-ins statt? Wann erwartest du Feedback? Wie lange benötigt die Organisation zur Rückmeldung? Bis wann soll die erste Version fertig sein – und wann das Endergebnis?

Der Plan muss nicht komplex sein. Eine einfache Struktur wie diese reicht oft:

• Datum: Organisation liefert Input

• Datum: Erste Version von dir

• Datum: Feedback von der Organisation

• Datum: Finales Ergebnis wird geliefert
  
  

Tipp: Vereinbare auch feste Zeitfenster für Feedback. So können beide Seiten Zeit dafür reservieren.

Hinweis: In gemeinnützigen Organisationen dauern Abläufe manchmal länger, da viele Mitarbeitende mehrere Aufgaben parallel übernehmen. Klare Zeitpläne helfen, den Überblick zu behalten.

8. Kommunikationswege festlegen

Besprecht auch, wie die Kommunikation abläuft: E-Mail, Telefon, Messenger? Gibt es feste Tage oder Uhrzeiten für Rückfragen? Ist jemand nur abends oder am Wochenende erreichbar? Oder verzichtet ihr bewusst auf regelmäßige Abstimmungen?

So weißt du, wann und wie du deine Ansprechperson erreichst und beide Seiten bleiben handlungsfähig.

9. Rückblick am Ende des Kick-offs

Zum Abschluss solltet ihr alle besprochenen Punkte gemeinsam zusammenfassen. So überprüft ihr, ob alle das Gleiche verstanden haben und ob du genau das liefern wirst, was erwartet wird.
Die wichtigsten Themen für die Zusammenfassung:

• Wer übernimmt welche Aufgaben?
  
  

• Welche Termine gelten?
  
  

• Welche konkreten Ergebnisse sollen entstehen?
  
  

Jetzt können noch offene Punkte geklärt und Missverständnisse vermieden werden.

Unser Kick-off-Guide

Gefällt dir dieser Ablauf? Wir haben ein praktisches Dokument erstellt, das du direkt während des Meetings verwenden kannst. Klicke hier für den Kick-off-Guide.

So, jetzt bist du komplett bereit, mit deinem neuen oder ersten Projekt zu starten.
Starte jetzt in dein Projekt: strukturiert, klar und wirkungsvoll.

Viel Erfolg!