Projektplanung: Wie schreibt man ein gutes Projekt?

Ein gut formuliertes Projekt hat eine 80 % höhere Chance, die richtigen Kandidat:innen zu finden. Und diese Zahl ist nicht übertrieben. Besonders im Bereich der Freiwilligenarbeit ist es wichtig, dass dein Projekt ansprechend, klar und motivierend ist. Aber wie schreibt man ein solches Projekt?

In diesem Blog erkläre ich dir, welche fünf Merkmale ein gut beschriebenes Freiwilligenprojekt haben sollte. Dazu gibt es Tipps, Beispiele und eine hilfreiche Checkliste, um ein solches Projekt schnell aufzusetzen. Diese Tipps kannst du natürlich auch für jede freiberufliche Aufgabe anwenden, die du in Zukunft ausschreibst.

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1. Projekte sind keine langfristigen Positionen

Ein gutes Projekt hat einen klaren Anfang und ein definiertes Ende. Du startest es und weißt, wann es abgeschlossen ist. So wissen die Freiwilligen bei einem gut beschriebenen Projekt genau, wann sie es abgeschlossen haben und welchen Impact sie hinterlassen.

Das klingt logisch, doch 50 % der Projekte sind anfangs zu unklar. Zudem kommt es oft vor, dass gemeinnützige Organisationen Ehrenamtliche um eine langfristige Position bitten. Dafür sind unsere Freiwilligen jedoch nicht auf unserer Plattform, es sei denn, sie geben explizit an, langfristig unterstützen zu wollen.

💡TIPP: Wenn du schnell die perfekten Freiwilligen finden willst, stelle sicher, dass dein Projekt innerhalb von 8 Stunden abgeschlossen werden kann. Das bedeutet, dass du vorher genau wissen musst, was du benötigst. Diese Vorbereitung hilft auch den Freiwilligen, bessere Arbeit zu leisten. Mehr dazu im zweiten Punkt.

Ein Beispiel für ein Projekt mit klarem Anfang und Ende

Das Projekt von Stiftung Mundgesundheit beginnt mit dem Design von drei Anzeigen und endet mit einer kurzen Erläuterung. Das Werbebudget ist bereits festgelegt, und visuelle Assets sind vorhanden.

So beschreibt die Stiftung Mundgesundheit ihr Projekt:

Warum wir dich brauchen:
Wir möchten Top-Zahnmedizin für alle in Deutschland zugänglich machen. Unser Ziel? Eine positive Wirkung durch bessere Mundgesundheit.

Wir suchen eine:n Marketing-Expert:in, die oder der uns bei Anzeigen auf LinkedIn, Instagram und Facebook unterstützt. Bist du kreativ und kannst ansprechende Anzeigen erstellen? Dann freuen wir uns darauf, mit dir zusammenzuarbeiten!

Was wir brauchen:

• Erstelle drei Anzeigen für unsere sozialen Medien, um Spender*innen zu gewinnen.

• Entwickle eine Vorlage, mit der wir künftig einfach Anzeigen gestalten können.

• Gib uns Tipps, wie wir unsere Anzeigen in Zukunft verbessern können.

2. Ein gutes Projekt erfordert Vorbereitung

Natürlich unterstützen wir dich mit Beratung und Vorlagen, aber wir können nicht alle Aufgaben des Projektmanagements für dich übernehmen.

Bestimme im Voraus, wonach du suchst, damit du genau weißt, was du in dein Projekt aufnimmst. Ein gutes Projekt zu formulieren bedeutet auch, zu verstehen, wie es zu deinen größeren Zielen beiträgt und sich in deine anderen Aufgaben einfügt. Beantworte deshalb vor der Ausschreibung folgende Fragen:

• Welches Ergebnis möchtest du mit dem Projekt erzielen?

• Wie viel Zeit hast du für das Onboarding, Feedback und ein Dankeschön?

• Welche Informationen, Dokumente und Zugänge benötigt der oder die Freiwillige von dir?

Besonders spannend ist es, wenn dein Projekt nicht nur für deine Organisation, sondern auch für die Gesellschaft einen langfristigen Mehrwert schafft. Unternehmen setzen dabei zunehmend auf Corporate Social Responsibility – erfahre hier, wie CSR-Strategien Freiwilligenprojekte unterstützen können.

Eine logische Reihenfolge von Projekten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, könnte wie folgt aussehen:

1. Projekt zur Analyse der aktuellen Struktur innerhalb eines bestimmten Bereichs

2. Projekt für Strategie und Planung, um deine Ziele zu definieren und zu erreichen

3. Projekte für neue Kreationen basierend auf dieser Strategie und Planung

4. Projekte zur Umsetzung von Verbesserungen und Feedback in bestimmten Kompetenzbereichen

💡TIPP: Suche auch Freiwillige für die Planung und das Projektmanagement! So kann z. B. eine:r Marketing-Strateg:in eine Content-Kalender-Strategie erstellen, anhand derer du deine nächsten Projekte mit klaren Endprodukten definieren kannst.

3. Gute Projekte sind ansprechend geschrieben

Ein Freiwilligenprojekt ist keine Studienaufgabe. Es ist eine Anfrage, mit der du Fachkräfte begeistern willst, um euch zu helfen – und das freiwillig, neben ihrer normalen Arbeit.

Das bedeutet, dass die Beschreibung unter "Warum wir dich brauchen" mindestens 5 Sätze lang sein sollte. Je mehr Mühe du dir gibst, dies ansprechend und klar zu formulieren, desto eher wird sich eine Fachkraft bei euch melden.

Du solltest also genau beschreiben, wie die Freiwilligen zur Mission eurer Organisation beitragen. Sprich sie direkt an und mache deutlich, dass ihr euch auf die Zusammenarbeit freut. Ein Aufruf am Ende darf nicht fehlen!

💡TIPP: Die Fachkräfte, die über unsere Plattform helfen, tun dies freiwillig. Das ist großartig! Zeigt ihnen, wie sehr ihr das schätzt – sowohl in der ersten Kontaktaufnahme als auch in der Projektbeschreibung. Das motiviert sie, weitere Projekte zu übernehmen!

4. Die Ergebnisse erfolgreicher Projekte sind quantifizierbar

Ein gutes Freiwilligenprojekt führt zu klaren Ergebnissen. So wissen Fachkräfte genau, womit sie beginnen und wann sie fertig sind. Und ihr wisst, wann ein Dankeschön angebracht ist!

Kannst du etwas nicht in Zahlen ausdrücken? Dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass dein Projekt zu groß oder zu vage ist, um erfolgreich eine Fachkraft über unsere Plattform zu finden.

Hier ist eine Liste mit Beispielen für quantifizierbare Ergebnisse je nach Kompetenzbereich zur Inspiration.

Marketing und Kommunikation

• 3 Workshops zur Marketingstrategie und 1 Startplan

• 1 Kommunikationsplan für eine bestimmte Veranstaltung

• 5 Social-Media-Posts über eure Mission

• 3 SEO-Texte

• 3 neue Anzeigen für Meta

• 2 neue Kampagnen in LinkedIn (wofür bereits Anzeigen vorhanden sind)

Finanzen und Personalwesen

• 1 Prüfung des Jahresbudgets

• 2 Beratungssitzungen zur Implementierung eines Buchhaltungssystems

• Erstellung eines Standardvertrags für neue Mitarbeitende

• 1 strategische Beratungssitzung für die Gewinnung neuer Freiwilliger

• 3 Workshops zur Einarbeitung neuer Kolleg*innen

Design, Foto und Video

• 1 Infografik zu einem bestimmten Thema

• 1 Fotoshooting bei einer bestimmten Veranstaltung

• UX-Design für 3 Landingpages eurer Website

• 1 UX-Audit des Spendenprozesses

• 3 kurze Videos von einer Veranstaltung

IT und Webentwicklung

• Integration eines neuen Plugins

• Entwicklung von 4 neuen Seiten

• Einrichtung eines Ablaufs in HubSpot

• 1 Beratungssitzung zu X/Y/Z

Brauchst du Hilfe bei der Quantifizierung deines Projekts oder hast du das Gefühl, dass ein bestimmtes Template noch nicht ausreichend konkret ist? Dann kontaktiere uns unter team@thegoodones.io.

5. Ein gutes Projekt konzentriert sich auf eine Kompetenz

Manche Fachkräfte sind wahre Alleskönner und können sowohl schreiben als auch designen, entwickeln und gleichzeitig bei strategischen Fragen unterstützen. Doch solche Fachkräfte sind äußerst selten und nur schwer zu finden.

Wenn du schnell die richtige Fachkraft für dein Projekt finden möchtest, suche gezielt nach einer bestimmten Kompetenz und Spezialisierung. Zum Beispiel: Schreiben, Kommunikationsstrategie, Entwicklung auf einer bestimmten Plattform, E-Mail-Marketing, Social-Media-Content, UX, Performance-Marketing, SEO, Video, Fotografie, Lead-Generierung, Recruiting und so weiter.

💡TIPP: Du bist dir nicht sicher, welche Kompetenz du genau suchst oder wie du dein Projekt auf eine Kompetenz beschränken kannst? Dann erstelle ein Projekt für ein Beratungsgespräch mit einer erfahrenen Fachkraft, um über Projektmanagement und benötigte Fähigkeiten zu sprechen. Alternativ kannst du unser Team per E-Mail kontaktieren.

Checkliste für erfolgreiche Projekte

✅ Dein Projekt kann innerhalb von 8 bis 12 Stunden abgeschlossen werden
✅ Es ist klar definiert, wann das Projekt als abgeschlossen gilt
✅ Alle notwendigen Informationen, Dokumente und Zugänge sind bereitgestellt
✅ Ihr habt klare Vereinbarungen zu Kennenlernen, Feedback und Deadlines getroffen
✅ Ihr sucht gezielt nach einer bestimmten Kompetenz und habt diese klar beschrieben
✅ Eure Beschreibung unter „Warum wir dich brauchen“ umfasst mindestens 5 Sätze und ist in 2 bis 3 kurze Absätze unterteilt
✅ Eure Projektbeschreibung endet mit einem motivierenden Call-to-Action, der zeigt, wie sehr ihr euch auf die Zusammenarbeit mit der Fachkraft freut

💡TIPP: Je besser ihr euer Projekt in kleinere Teilprojekte aufteilt – und je kürzer es dadurch ist – desto schneller findet ihr eine Fachkraft. Und wer weiß… Falls die Zusammenarbeit gut läuft, möchte dieselbe Fachkraft vielleicht noch ein weiteres Projekt für euch übernehmen!

Schau dir die Tipps auf unserer Plattform an

Sobald du dein Projekt erstellst, findest du hilfreiche Tooltips, die dir beim richtigen Ausfüllen helfen. Hier ist einer der Tipps, die wir geben:

Tooltip, wenn du deine Aufgabe beschreibst

"Beschreibe kurz die Aufgabe, damit die Fachkraft versteht, warum du sie ausschreibst. Erläutere den Hintergrund des Projekts, die Mission deiner Organisation und warum du dafür eine Fachkraft brauchst. Zeige auf, welche Wirkung die Fachkraft mit diesem Projekt erzielen kann."

Ein gutes Beispiel:

Wir sind die Initiative Sommerfreude und organisieren tolle Ausflüge für Kinder aus benachteiligten Familien. Seit 2019 haben wir bereits mehr als 4000 Familien unvergessliche Tage bereitet.

Diesen Sommer wollen wir eine große neue Kampagne starten, die "Raus ins Leben" heißt. Damit möchten wir Eltern und Kinder in schwierigen familiären Situationen ermutigen, gemeinsam draußen Spaß zu haben.

Um mit dieser Kampagne noch mehr Familien zu erreichen, suchen wir eine*n Designer*in, der*die uns mit tollen Designs für Flyer, eine Landingpage und einen Social-Media-Post unterstützt. Bist du so ein*e Designer*in? Dann können wir mit deiner Hilfe noch mehr Familien helfen, ihre Sorgen für einen Moment zu vergessen.

Möchtest du uns helfen? Das wäre wirklich super! Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.

Warum ist diese Beschreibung gut?

• Es ist klar, was die Organisation tut und welchen gesellschaftlichen Beitrag sie leistet.

• Die Organisation beschreibt gut, was sie erreichen will und warum genau.

• Die spezifischen Aufgaben sind klar formuliert.

• Es wird genau beschrieben, welche Person gesucht wird und welchen Beitrag sie leisten kann.

• Am Ende gibt es eine motivierende, informelle Abschlussformulierung.

Wir sind für dich da – Dein Erfolg ist unser Erfolg

Wir arbeiten ständig daran, unsere Projektvorlagen zu verbessern und die besten Fachkräfte für euch zu gewinnen. Der einzige Weg, wie wir als Plattform erfolgreich sein können, ist, wenn eure Organisation erfolgreich ihre Projekte bei uns umsetzen kann!

Falls du also noch Fragen hast oder denkst, dass etwas verbessert werden kann, melde dich bei uns – wir helfen dir weiter. Eine gut formulierte Projektbeschreibung ist die Grundlage für unseren gemeinsamen Erfolg und eine erfolgreiche Projekterfahrung auf unserer Plattform. Nimm dir also die Zeit dafür!