Wie arbeitet man am besten zusammen?

Juhuu! Du hast einen Freiwilligen für dein Projekt gefunden. Aber wie stellst du sicher, dass die Zusammenarbeit reibungslos verläuft und ihr ein großartiges Projektergebnis erzielt?

Wir erklären dir, wie du am besten mit Freiwilligen zusammenarbeitest. Wie sieht eine gute Kommunikation zwischen beiden Parteien aus? Welche Absprachen solltet ihr treffen? Wie bewertet ihr gemeinsam den Fortschritt des Projekts? Und nicht zuletzt: Was tun, wenn es nicht ganz nach Plan läuft?

Mit diesem Blogbeitrag wird jede Zusammenarbeit ein Erfolg. Erfahre alles über Kommunikation, Erwartungsmanagement, Onboarding und sieh dir unser Beispiel für eine gelungene Zusammenarbeit an.

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Wie sieht gute Kommunikation aus?

Gute Kommunikation ist entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Sie stellt sicher, dass die Erwartungen klar sind und Probleme schnell gelöst werden können. Aber was macht Kommunikation wirklich gut?

Hier sind die 7 Regeln guter Kommunikation

1. Klarheit macht den Unterschied: Sei in deinen Aussagen klar und konkret. So vermeidest du Missverständnisse und schaffst Transparenz über die Erwartungen.

2. Klärt die Möglichkeiten auf beiden Seiten: Besprecht, was machbar ist – und was nicht.

3. Doppelt hält besser: Überprüfe, ob du alles richtig verstanden hast, um Missverständnisse zu vermeiden. Frage: „Habe ich das richtig verstanden, dass du …?“

4. Zeige Empathie: Damit baust du Vertrauen auf. Mache es persönlich, stelle dich vor und teile etwas über dich. So entsteht eine Verbindung.

5. Setze klare Grenzen: Kommuniziere, was du leisten kannst und was nicht. Mache klare Absprachen über den Zeitaufwand.

6. Selbstreflexion: Frage am Ende des Gesprächs nach Feedback: „Ist alles klar, und können wir direkt loslegen? Wie fandest du das Gespräch? Hast du noch Anmerkungen?“

7. Zusammenfassung und Follow-up: Notiere die Absprachen, fasse alles zusammen und sende dies per E-Mail. So entsteht ein schriftlicher Referenzpunkt. Beispiel: „Am 10. Dezember lieferst du ... ab. Wir evaluieren dies am 12. Dezember um 10:30 Uhr.“

Erwartungsmanagement

Ein wichtiger Aspekt effektiver Kommunikation ist das Teilen von Erwartungen und Zielen. Beginne damit, eine klare Rollenbeschreibung zu erstellen. Was wird derdie Freiwillige tun und was wird ersie vor allem nicht tun? Sorge für ein klar abgegrenztes Projekt und eine deutliche Aufgabenbeschreibung.

Teile die Zielsetzungen deines Projekts. Wozu wird die Arbeit des*der Freiwilligen beitragen? Dadurch erhöhst du die Motivation der Freiwilligen und sie verstehen besser, warum sie an diesem Projekt mitarbeiten. Beziehe die Freiwilligen in das größere Ganze des Projekts ein. Teile auch die Mission deiner Organisation.

Vereinbare klare Deadlines und gib eine Zeitvorgabe. Was muss bis wann genau erledigt sein? Wie viele Stunden werden dafür ungefähr benötigt?

1. Klare Rollenbeschreibung: Was wird der Freiwillige tun – und was nicht? Definiere ein abgegrenztes Projekt und eine klare Aufgabenbeschreibung.

2. Ziele des Projekts teilen: Woran wird der Freiwillige arbeiten, und welchen Beitrag leistet seine Arbeit? Dies motiviert und hilft, den größeren Zusammenhang zu verstehen. Teile auch die Mission deiner Organisation.

3. Konkrete Deadlines und Zeitpläne: Was muss wann erledigt sein? Wie viele Stunden werden benötigt?

Über welches Medium kommuniziert ihr?

Ebenso wichtig ist es, im Voraus abzusprechen, wie ihr in Kontakt bleibt. Wahrscheinlich werdet ihr mehrere Kommunikationsmedien nutzen. Das könnte per E-Mail oder über eine Kommunikationsplattform wie Microsoft Teams oder Slack geschehen.

Offene Kommunikationskanäle

Haben die Freiwilligen eine feste Ansprechperson, an die sie sich bei Fragen wenden können? Stelle sicher, dass es innerhalb deiner Organisation eine feste Kontaktperson für die Freiwilligen gibt. Ist das Projekt über mehrere Wochen verteilt? Plane dann mehrere Check-ins ein, um den Fortschritt zu besprechen und Hindernisse zu identifizieren. Vereinbare auch, was du bei jedem Check-in von den Freiwilligen sehen möchtest.

Onboarding der Freiwilligen

Bevor die Freiwilligen mit ihrem Projekt beginnen können, sollten sie die Organisation kennenlernen. So fühlen sich die Freiwilligen willkommen, sind über die wichtigsten Dinge informiert und können effektiv starten. Für eine gelungene Onboarding-Phase solltest du Folgendes berücksichtigen.

• Versende wichtige Informationen vorab per E-Mail: Stelle sicher, dass sich die potenziellen Freiwilligen gut auf das erste Gespräch vorbereiten können. So könnt ihr nach einer kurzen Vorstellungsrunde und einer Einführung direkt in die Details einsteigen.

• Einführung in die Organisation: Beginne mit einem Begrüßungsgespräch, bei dem die Freiwilligen mehr über die Organisation erfahren und die Mission, Vision sowie Kernwerte kennenlernen.

• Vorstellungsrunde: Lernt euch gegenseitig besser kennen. Erzähle etwas Persönliches über dich und stelle die Freiwilligen dem restlichen Team vor.

• Zugriff auf Ressourcen und Informationen: Sorge dafür, dass die Freiwilligen Zugang zu den benötigten Systemen und Geräten haben. Dazu gehören beispielsweise Projektmanagement-Tools, Videokonferenzsysteme und die relevanten Dokumente mit den notwendigen Informationen.

• Zugriff auf Informationskanäle: Stelle sicher, dass die Freiwilligen Zugang zu wichtigen Kommunikationskanälen wie internen Chatgruppen, Newslettern und Besprechungen haben. So bleiben sie über alle Änderungen informiert.

Dabei ist wichtig, im Hinterkopf zu behalten, dass Freiwillige oft nur für einen begrenzten Zeitraum an einem Projekt arbeiten. Überlege daher genau, was wirklich besprochen und organisiert werden muss, damit sie so schnell wie möglich mit dem Projekt starten können.

Geben und Empfangen von Feedback

Sorge für eine offene Feedbackkultur, in der ihr euch gegenseitig Rückmeldungen gebt. Schließlich lernt ihr beide am meisten daraus. Gib als Organisation konstruktives Feedback zur Arbeit der Freiwilligen – auch zwischendurch. Während Check-ins oder Fortschrittsgesprächen könnt ihr gemeinsam die Arbeit der Freiwilligen evaluieren. So können sie, falls nötig, schnell Anpassungen vornehmen. Frage nach Herausforderungen, auf die sie gestoßen sind, und biete Unterstützung an.

Sorge für ausreichend Raum für Fragen. Halte die Kommunikation offen, damit sich die Freiwilligen wohlfühlen, Fragen zu stellen oder Probleme anzusprechen. Ermutige sie dazu, Feedback zu geben, und höre aktiv auf ihre Anliegen oder Kritikpunkte.

Struktur der Zusammenarbeit

Die meisten Projekte über The Good Ones folgen diesem Ablauf.

1. Kennenlerngespräch: Lernt euch und das Projekt kennen.

2. Planung von Deadlines: Vereinbart klare Abgabetermine.

3. Arbeit des Freiwilligen: Die Freiwilligen setzen ihre Fähigkeiten ein.

4. Feedbackrunden: Gebt Feedback zu vorher festgelegten Zeitpunkten.

5. Abgabe der Ergebnisse: Der Freiwillige liefert das Endergebnis.

6. Abschluss des Projekts: Besprecht die Ergebnisse und bedankt euch.

Anschließend könnt ihr euch über The Good Ones gegenseitig eine schöne Bewertung geben, aus der eine Impact Story entsteht. Wir empfehlen außerdem, eure Ergebnisse auf LinkedIn zu teilen. So inspiriert ihr andere dazu, ebenfalls Freiwilligenprojekte in Angriff zu nehmen.

Umgang mit Problemen

Während eurer Zusammenarbeit können verschiedene Probleme auftreten. Wichtig ist, zu wissen, wie man diese löst – oder noch besser: wie man sie von vornherein vermeidet. Beispiele für mögliche Probleme sind:

• Eine Deadline wird nicht eingehalten.
• Unklare Erwartungen.
• Unrealistische Erwartungen seitens der Organisation.
• Mangelnde Kommunikation.
• Unzureichende Betreuung oder fehlende Ressourcen.
• Der*die Freiwillige erfüllt die Erwartungen nicht.

Schritte zur Problemlösung

Um Probleme effektiv zu lösen, haben wir einen allgemeinen Leitfaden zusammengestellt.

1. Identifiziere das Problem: Verschaffe dir einen Überblick über die Situation. Hole Feedback vom*von der Freiwilligen ein.

2. Zeige Verständnis und höre zu: Sprecht miteinander und hört euch die jeweiligen Perspektiven an. Empathie hilft, Vertrauen zu bewahren und gemeinsam eine gute Lösung zu finden.

3. Analysiere die Ursachen: Versucht gemeinsam, die Ursachen des Problems zu ergründen. Gehört es beispielsweise zu den oben genannten Punkten?

4. Erstelle einen Aktionsplan: Legt gemeinsam die nächsten Schritte fest. Hole dabei auch den Rat des*der Freiwilligen ein, denn sie verfügen möglicherweise über wertvolle Einblicke.

5. Setze die Schritte um und evaluiere: Verfolge die vereinbarten Maßnahmen und prüfe später, ob sich eine Verbesserung eingestellt hat.

6. Kontaktiere unser Team, wenn nötig: Kommt ihr gemeinsam nicht weiter? Wir unterstützen euch gerne dabei, das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Durch konstruktiven Umgang mit Problemen kannst du die Zusammenarbeit verbessern und den Erfolg des Projekts sichern.

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Der Abschluss des Projekts

Das Projekt ist abgeschlossen – großartig! Wie kannst du es jetzt gut abschließen?

1. Projektbewertung: Besprecht gemeinsam die Ergebnisse und die Zusammenarbeit. Gib konstruktives Feedback und frage aktiv nach der Meinung des*der Freiwilligen über das Projekt und die Zusammenarbeit. Dieses Feedback kann dir bei zukünftigen Freiwilligenprojekten helfen.

2. Zeige Dankbarkeit: Du bist sicher sehr dankbar, dass der*die Freiwillige deine Organisation so tatkräftig unterstützt hat. Lass dies die Person auch spüren. Bedanke dich auf persönliche Weise und drücke deine Wertschätzung aus.

3. Zukunftsperspektive: Besteht beidseitiges Interesse, besprecht mögliche zukünftige Projekte.

4. Bewertung und Impact Story: Fülle eine Bewertung aus, damit eine Impact Story entstehen kann, die wir teilen können.

So schließt du das Projekt erfolgreich ab und legst den Grundstein für weitere erfolgreiche Freiwilligenprojekte in der Zukunft.

Gestaltet gemeinsam etwas Großartiges!

Du weißt nun, wie man effektiv zusammenarbeitet. Viel Erfolg bei eurem Projekt – macht gemeinsam etwas Großartiges daraus! Habt ihr noch kein Projekt live geschaltet? Nutzt unsere Vorlagen, um eure Projektbeschreibung zu perfektionieren.

Hast du Probleme, einen Freiwilligen zu finden? Schreibe uns eine Mail an team@thegoodones.io. Wir helfen dir gern weiter. 💛